Quem tem um negócio sabe como é difícil manter uma organização empresarial no dia a dia. Afinal não é tão simples quanto parece coordenar vários processos que ocorrem de forma simultânea.
O QUÊ É UMA ORGANIZAÇÃO EMPRESARIAL?
Com o nome já sugestivo, a gestão empresarial tem como fundamento uma visão ampla de todos os processos que ocorrem dentro de uma empresa, desde processos mais simples, como até os mais complexos, visando aprimorar e otimizar métodos utilizados para melhorias de resultados.
É importante destacar que esse planejamento não só serve para organizar o estabelecimento como um todo, mas também atribuir uma relação entre todos os departamentos existentes, como por exemplo, área de RH, Marketing, vendas, contabilidade e entre outros.
PORQUÊ TER UMA GESTÃO EMPRESARIAL?
Definir um planejamento e estabelecer uma hierarquia correta para seu tipo de empresa são fundamentais para ter o resultado esperado e seu negócio se destacar.
Uma organização empresarial bem elaborada também ajuda a reduzir custos, otimizar tempo, criar uma padronização, uma integração e uma atuação estratégica. Definindo assim, uma meta e estruturando uma metodologia, demonstra controle daquilo que é demandado e dessa forma, há mais assertividade.
COMO FAZER UM MAPEAMENTO DE PROCESSOS?
Processos organizacionais se divide em um aglomerado de atividades que se relacionam entre si, envolvendo tanto processos, como pessoas, informações e ferramentas.
O mapeamento de processos serve para padronizar o trabalho e dessa forma verificar onde há falhas. Otimizando, assim, o máximo de tempo possível e ajudando as organizações a serem mais precisas e eficientes. Dessa forma, é traçado uma metodologia para os processos, e na maioria das vezes são criados fluxogramas afim de distribuir melhor as funções para cada cargo, ou até mesmo para cada individuo.
Existem três tipos de processos:
Processos Primários:
são processos que estão diretamente ligados a entrega do produto para o cliente.
Processos de Apoio:
são processos de suporte que agregam valor ao produto final do processo primário.
Processos de Gerenciamento:
processo de gerenciamento tanto para a entrega do produto ao cliente quanto para os processos de apoio.
O mapeamento de processos junto aos fluxogramas ajuda a ter maior controle de todas as atividades existentes dentro da sua empresa. Ele irá detalhar cada processo, mas também irá contabilizar o uso de recursos humanos, materiais, financeiros, logísticos e entre outros.
Assim, será muito mais fácil identificar quais os pontos que precisam de mudanças, delimitar melhor a função de cada um. Deixando mais claro e objetivo as tarefas planejadas, prever recursos necessários para coloca-los em prática, estimar custos para que não haja problemas na hora da execução. Portanto, mensurar o desempenho de sua empresa. Etapas para criar um mapeamento de processos:
Quais processos serão mapeados
É preciso identificar qual setor precisa ser mapeado visando um objetivo comum. Focar em processos que realmente importam para não perder tempo, nem o foco. Por isso, é importante ter em mente o porque de estar se criando aquele processo, quais os riscos e o seu nível de complexidade.
Mapa de Processos
Monte um mapa de processos, isto é, um fluxograma para dar uma visão ampla de cada processo. Como esse exemplo:
Verifique seu mapa de processos
Após montar o fluxograma dos processos, é necessário averiguar se estão correto e vão de acordo com a realidade quando colocados na prática. Caso esteja correto, torne-o um documento oficial da sua gestão.
Na prática
Agora é a hora de ver se realmente funciona o processo na prática. Assim como ver quanto ele será eficaz para traçar novas melhorias. Como por exemplo focar em sempre otimizar tempo, mão de obra, materiais e custos.
Monitoramento
Quando o processo já estiver sendo realizado, é preciso monitorar para que se possa encontrar falhas. Para então, mudar o quanto antes.
Para atender necessidades de clientes, na sua execução, insumos são, portanto, transformados tanto em produtos como em serviços agregando valor na sua própria organização, também em sua empresa.
FERRAMENTAS PARA UMA BOA ORGANIZAÇÃO EMPRESARIAL
Ferramentas de Comunicação
É muito importante a comunicação para uma empresa funcionar. Afinal, ela tem o objetivo de melhorar a integração interna entre áreas. Assim como o fluxo de informações e tarefas e também melhorar a gestão de tempo. Como já foi falado acima, são metodologias de processos mais complexas que ajudam na organização de atividades.
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