Imagine uma biblioteca que possua vários turnos de trabalho. Em cada turno, uma mesma tarefa é realizada por um funcionário diferente, como por exemplo colocar os livros na estante. Todos os anos essa biblioteca precisa organizar milhares de livros.
Suponha que cada funcionário realize essa atividade como bem entender: um funcionário organiza por data de lançamento, outro por ordem alfabética e outro somente pela cor da capa. Em um belo dia, você precisa urgentemente de um livro. Como encontrá-lo? Já dá pra imaginar que vai levar um bom tempo para localizá-lo, não? Isso porque estamos falando sobre apenas uma atividade.
Agora imagine uma empresa, que possui várias atividades realizadas por diversos funcionários. Sem contar que deles, muitos entram e saem da empresa com o passar dos anos. Dessa maneira, fica evidente que os funcionários devem realizar as atividades de uma maneira semelhante.
Sendo assim necessária a realização de uma padronização.
Mas como padronizar as atividades? É pra isso que servem os POPs (Procedimentos Operacionais Padrão).
O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?
Imagine por um momento que você trabalha em uma loja de sapatos. Um dia, um cliente chega para realizar a troca de um sapato que recebeu de presente. Muito provavelmente, a loja já tem regras escritas para que você saiba como lidar com esta situação.
Esse documento, que descreve as etapas de um procedimento, de maneira que todos os colaboradores possam executá-lo de maneira semelhante é conhecido como Procedimento Operacional Padrão (POP).
Quais processos podem ser padronizados?
Procedimentos Operacionais Padrão (P.O.P.s) são escritos, com instruções passo-a-passo que descrevem como realizar uma atividade rotineira. Tais como o atendimento ao cliente, procedimentos de fabricação e análise de resultados, entre outros.
Com isso, os empregados podem completar as atividades da mesma maneira, todas as vezes que elas forem realizadas. Sendo assim, uma constância é sempre mantida na operação do seu negócio. Além disso, há uma maior segurança e eficiência para os departamentos da sua empresa, tais como:
– Departamento de Vendas e Serviço ao Cliente
– Departamento de Operações/Produção:
– Departamento de Recursos Humanos
– Departamento Financeiro
– Departamento Jurídico
Por que ter Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)?
Você pode estar se questionando, qual a necessidade de um POP? Uma vez que os treinamentos realizados com os colaboradores já têm um alto investimento e garantem a qualidade de seu trabalho. Por que documentar os processos também?
Pois bem, existem dois grandes exemplos de argumentação: a Anvisa e outros os órgãos regulatórios têm em sua documentação os padrões de operação a serem seguidos na produção de alimentos. Além disso, o INMETRO também documenta os moldes para uma produção industrial de qualidade.
Sendo assim, todos os outros modelos de negócio também têm essa necessidade de padronização. Afinal constância é algo bem valorizado pelo consumidor.
Ainda têm dúvidas sobre a adoção dos POPs? Aqui vão 5 motivos utilizar POPs:
1) Economizar tempo e dinheiro
Se a mesma tarefa é completada de diversas maneiras haverão discrepâncias nos tempos gastos. Com isso, seu negócio demandará mais tempo em algo que deveria ser simples.
Logo, o P.O.P melhora todo o processo, para que os colaboradores façam mais em menos tempo.
2) Manter uma Constância/Padronização
Independente de quem esteja realizando o trabalho, um POP, garante que os processos estejam sendo feitos da maneira correta. Com isso, as chances de erros ou desvios são minimizadas.
3) Melhorar a Comunicação
Os colaboradores não precisam adivinhar a maneira como algo deve ser feito. Além disso, também não precisam ficar tentando lembrar apenas os treinamentos iniciais que foram dados a eles.
4) Permitir Responsabilizar os Colaboradores
Como avaliar seus colaboradores se não existem padrões escritos? Sem P.O.Ps, as avaliações periódicas dependerão apenas de opiniões pessoais. Sendo assim, injusto a todos os envolvidos.
5) Ambiente de Trabalho Mais Seguro
A padronização da maneira de como são realizados os processos, não irá gerar discrepâncias que podem causar problemas. Sendo assim, uma garantia de segurança a todos.
Fora isso, uma das maiores preocupações das pessoas sobre os P.O.P.s é que pode tornar o negócio rígido e inflexível. Porém, como mencionado em um artigo da Lean Institute Brasil:
“Porém, em nosso mundo de trabalho crescentemente complexo, com tantas decisões e passos possíveis, o uso inteligente de padrões podem liberar. Eles podem realmente tornar mais fácil de customizar as experiências do cliente a um custo baixo.”
Como deve ser o meu Procedimento Operacional Padrão (POP)?
Um bom POP deve ser de fácil leitura, e não pode apresentar ambiguidades ou ser apenas descrito vagamente. Além disso, deve ser breve, fácil de entender e contendo as ações a se seguir, passo-a-passo. Sendo assim, algo simples de se seguir.
Existem várias tipos de estruturas de padronização, por exemplo, em checklist ou fluxograma. Um checklist é mais rápido e prático, mas não permite muitas situações diferentes. Uma vez que o fluxograma permite mais variações. Portanto, cabe a quem for elaborar escolher o modelo que melhor se adapta ao processo.
Um POP de qualidade também deve informar o colaborador sobre os riscos de segurança que podem estar envolvidos e os instruí-los de maneira a evitá-los, prezando assim pelo bem estar de todos.
Os procedimentos de padronização devem servir como material de apoio para o treinamento de qualquer novo colaborador. Sendo assim, necessária a atualização todo ano para garantir a relevância às necessidades atuais da organização.
Como Elaborar um POP?
Para elaborar um POP, deve-se definir:
– o processo e/ou cargos que serão orientados pelo POP
– o responsável pela elaboração do POP
– o responsável por conferir o POP
– o responsável por aprovar o POP
– como e quando esse POP deverá revisado e atualizado/descartado.
Feito isso, inicia-se a elaboração do POP em si, o qual pode ser em for
mato físico, digital ou ambos. Cada empresa pode elaborar o POP conforme suas necessidades, além disso, existem diversos modelos disponíveis na internet. Entretanto, no geral, um POP deve conter:
- Nome: se possível, procure utilizar nomes ou siglas simples e sugestivos, para que o POP seja localizado mais facilmente
- Objetivo: o motivo para o qual o POP foi criado
- Referências: embasamento das informações contidas
- Local de operação: onde o procedimento descrito pelo POP é aplicado
- Siglas: caso haja siglas ou termos técnicos, estes devem com seus significados estar devidamente descritos
- Etapas: descrição das etapas do procedimento
- Ilustrações: sempre que possível, para facilitar o entendimento do texto
- Responsável: quem é o cargo responsável por aplicar esse POP, e se possível quem deve ser procurado para tirar dúvidas e relatar problemas
- Histórico de revisões: para saber quando foi revisado pela última vez e quando deve ser a próxima revisão
Melhorar a Produtividade
A padronização das atividades por meio de POPs contribui e muito para o aumento da produtividade. Além de uma produção mais constante, reduz o tempo gasto, aumenta a segurança e eficiência de um procedimento.
Entretanto, essa é apenas uma das várias formas de otimizar o processos e ganhar mais dinheiro. Uma boa gestão financeira também proporciona otimização de processos e melhora a alocação de recursos, garantindo a saúde financeira da empresa. Para isso, uma consultoria financeira é uma boa opção.
Na verdade todos esses processos de otimização são provenientes de uma metodologia muito mais abrangente. Essa metodologia é utilizada por grandes e bem-sucedidas empresas ao redor do mundo, como Toyota, Cola-cola e Johnson & Johnson. Trata-se da metodologia 5S .
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