Conheça o método que poderá salvar a sua empresa de grandes problemas organizacionais.
Falta de comunicação, desperdício de recursos, resultados menores que o esperado. Ou talvez até sensação de perda de tempo, complicações no processo produtivo… Identifica algum desses problemas dentro de sua empresa? Talvez esteja na hora de investir em uma consultoria em mapeamento de processos! Ele auxilia na resolução dos impasses organizacionais que parecem pequenos, mas que podem ser a causa da estagnação empresarial.
O Mapeamento de Processos consiste em descrever tudo aquilo que ocorre dentro da empresa. Através dele, é possível analisar todas as etapas necessárias para se obter, de modo detalhado, o produto ou o objetivo final da empresa, se tornando uma maneira eficiente de organizar as ações.
Dessa forma se torna um método fundamental para auxiliar na identificação de problemas, análise de recursos, reestruturação de etapas e atualização de informações, visando diminuir os gastos desnecessários, eliminar os movimentos inúteis e, por fim, aperfeiçoar os resultados.
Há diversas maneiras e ferramentas para se executar um mapeamento de processos, sendo uma delas o fluxograma, a mais comum.
Fluxograma
O fluxograma consiste em uma ferramenta utilizada no mapeamento de processos para organizar as informações, obter os dados necessários e realizar de maneira detalhada uma análise de toda a empresa.
Podemos realiza- ló em 5 etapas :
1 – Recolhimento de dados.
Para realizar uma análise de excelência é necessária uma boa coleta de dados dentro da empresa. Tal processo consiste em uma relação direta com as pessoas que trabalham em determinadas funções, afinal, devem ser analisadas as situações cotidianas da maneira mais realista possível.
Um administrador, apesar de possuir certo domínio sobre as etapas do processo produtivo, não terá a mesma proximidade com as tarefas do cotidiano da empresa, portanto, a análise deve ser feita diretamente com aqueles que lidam com a situação-problema diariamente.
É a partir dessa etapa que se iniciará o desenvolvimento de um sistema eficiente para a empresa, de acordo com as suas necessidades.
2 – Aplicação de questionários.
A partir da coleta de dados dentro da empresa, organiza-se um questionário. O qual será entregue aos funcionários para uma análise completa da situação. Ele deve ser elaborado de acordo com as necessidades específicas da empresa e a situação-problema que a mesma apresenta. Deverão ser relatadas as dificuldades, o tempo gasto, a maneira como a tarefa é realizada, o motivo de ser realizado de tal maneira, qual o feeling do trabalhador em relação àquilo que está realizando.
Os questionários são utilizados como uma forma de especificar os pontos que necessitam de mudança dentro da empresa, se tornando a maneira mais eficiente de estreitar a relação daquele que impõe e daquele que realiza a tarefa em si, aumentando significativamente as chances de se encontrar a base de um problema grande, que pode estar sendo iniciado em uma simples tarefa mal executada que acabava por passar despercebido.
3 – Análise de Dados
Após o recolhimento de dados e a elaboração dos questionários, os quais devem ser mais detalhados de maneira pessoal por cada trabalhador, é hora de analisar as informações obtidas. É a partir desse processo que a empresa identifica de fato seus maiores problemas e suas maiores dificuldades, tanto no processo produtivo quanto na relação empresa-funcionário.
4 – Definição de Melhorias
Após as análises realizadas anteriormente, a empresa terá, de maneira clara, o conhecimento dos pontos que necessitam de melhorias. Dessa forma, inicia-se um plano de mudanças que visa acabar com aquilo que está causando problemas. Além disso, esse método também auxilia a aprimorar os pontos que estão trazendo prosperidade. Sendo assim, fundamental para contribuir com o objetivo final da empresa.
5 – Relatório
Por fim, chegamos à etapa final do método do fluxograma dentro do mapeamento de processos. No relatório são apresentadas opções e alternativas que auxiliarão a empresa a realizar melhorias. Agregando tanto nos pontos fracos quanto pontos mais definidos dentro da organização. Além disso, é feita a elaboração de um plano de ação específico visando chegar ao objetivo final. Assim, os problemas organizacionais apresentados são solucionados.
A Paulista Jr pode te ajudar!
Se você se identificou com algum desses problemas e deseja passar por uma Consultoria em Mapeamento de Processos da sua empresa,agende sua avaliação gratuita conosco! Também acompanhe nossas postagens no facebook!