Padronizar significa sujeitar um processo a um determinado modelo ou método. A padronização de processos pretende uniformizar e organizar fluxos de trabalho, com o objetivo de aumentar a produtividade e efetivar os lucros.

Para garantir a qualidade de serviços e produtos de uma organização, normalizar suas atividades através da criação de padrões a serem seguidos pelos colaboradores têm sido uma estratégia eficaz dentro de grandes corporações.
Desse modo, é possível atingir as expectativas estabelecidas pela gestão da qualidade. Assim, a padronização de processos permite o desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua.

Se você deseja saber como implementar a padronização de processos em seu negócio, esse artigo é para você!

Primeiramente, o que é padronização de processos?

Padronização de Processos é o ato de organizar e uniformizar os macro e microprocessos, desenvolvendo um padrão a ser seguido por todos os colaboradores.

Mas o que é padrão? Um padrão é um modelo, um método, de desenvolver algo. Os processos de negócio de uma organização são executados por diversas pessoas, que precisam entender o que é esperado delas em cada atividade em que estão envolvidas. Dessa forma, independente de quem irá desempenhar uma tarefa específica, o resultado esperado sempre será alcançado.

A padronização permite monitorar atividades diversas, em qualquer setor, através de indicadores de qualidade e do desempenho de cada processo. Portanto, nada melhor do que estruturar e documentar a sequência de atividades em um material que possa ser consultado sempre que houver necessidade.

A padronização, deve responder algumas perguntas como:

• Por que existe esse processo? Qual a sua missão?
• Quais as etapas desse processo?
• Como é feito o processo? Qual a sequência de atividades?
• Quais são as áreas envolvidas?
• Qual a contribuição do processo para a organização? Qual o resultado esperado dele?

Quando se fala em padronização de processos, é preciso ter em mente qual a intenção desejada.

Qual a importância de padronizar os processos?

A padronização de processos é muito valiosa para as empresas porque garante a melhor forma de executar um trabalho.

Asssim, sistematizar os processos não significa engessá-los, mas sim apresentar a maneira que melhor contribui para trazer o resultado desejado. Padronizar serve para ter a repetibilidade do resultado, com todos fazendo da mesma forma. Elencado a isso, é possível gerar produtos ou serviços de alta qualidade minimizando tempo e recursos.

Os membros de uma corporação precisam entender motivo de efetuar determinada tarefa e quais os impactos que o seu trabalho gera no restante da organização. Ademais, incentivar esta concepção é importante para todos, visto que: colaboradores ficam mais motivados, gestores passam a valorizar mais à equipe e clientes ficam mais satisfeitos com o resultado.

Portanto, padronizar processos é importante para:

• Garantir um método de trabalho;
• Ter um caminho bem-definido para a execução das atividades;
• Conferir previsibilidade ao processo.

E quem começou com essa padronização foi Henry Ford. Ele foi o fundador da Ford Motor Company e se tornou pioneiro na produção de automóveis em larga escala. Ford acreditava no poder dos padrões para assegurar a qualidade dos produtos.

Hodiernamente as empresas padronizam seus processos por diversos motivos:

1. Evitar a variação nos processos;
2. Atender a diversas regulações;
3. Delegar atividades sem responsáveis;
4. Qualificar os resultados;
5. Conhecer os processos.

Quais são as vantagens dessa padronização?

Muito foi dito sobre a eficácia de um modelo padrão de processos, esses processos internos são a estruturação de fluxos de trabalho para qualquer tarefa ou atividade realizada dentro de uma empresa. Essenciais, eles auxiliam a estruturar a rotina de demandas e a aumentar a produtividade, evitando principalmente atrasos e retrabalho.

Além disso, existem outras vantagens como:

1. Uso correto dos recursos

A padronização ajudas tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação de equipes, porque traz exatamente o trabalho que é feito pela empresa. Então, fica mais fácil encontrar oportunidades de melhorias dos processos e otimizá-los.

2. Minimização de falhas

Quando o caminho do processo é bem-definido é possível reduzir as variações nas atividades. Isso se aplica tanto na forma de executar o processo quanto na variação de produtos.

3. Aumento da produtividade

A padronização de processos prevê a melhor forma de executar uma sequência de atividades. Logo, a melhor forma é aquela que traz velocidade, qualidade e preço justo. Além disso, possibilita aumento da produtividade dos colaboradores e da organização.

4. Melhora na experiência do cliente

Empresas que padronizam processos primários normalmente vivenciam uma melhora na satisfação e fidelização de clientes, o que é muito positivo para todos.

5. Redução de custos

Este benefício pode ser considerado consequência de outros benefícios citados anteriormente. Pois, se a padronização de processos ajuda a aumentar a produtividade e fazer melhor uso dos recursos, isso culminará na redução de custos. Portanto, com o orçamento maior e o entendimento das necessidades da empresa, os recursos passam a ser investidos nas áreas realmente prioritárias.

6. Engajamento dos colaboradores

Sabendo exatamente o que deve ser feito, como deve ser feito e por que deve ser feito, os membros percebem sentido no que estão fazendo e se empenham mais no resultado.

Mas como estruturar a Padronização de Processos?

Não é necessário padronizar todos os processos de uma organização, podemos focar nos mais críticos. Mas como fazer isso? Existem algumas questões que precisam ser consideradas.

1. Defina o objetivo da padronização
2. Levante todas as atividades executadas pelos colaboradores no processo
3. Realize um mapeamento dos processos
4. Capacite sua equipe
5. Simplifique a documentação dos processos
6. Faça a setorização das etapas dos processos
7. Avalie os perfis dos colaboradores para cada função
8. Documente cada processo

Finalmente, quais ferramentas podem me auxiliar a estruturar essa padronização?

Existem diversas ferramentas e metodologias para auxiliar os gestores no mapeamento de processos, na formalização de fluxos, no estabelecimento de padrões e critérios e também no monitoramento das atividades.

Nesse sentido, a Paulista Júnior separou algumas das ferramentas mais conhecidas pelos gestores atuais:

• Ciclo PDCA
• Ciclo SDCA
• 5W2H
• Diagrama de Espinha de Peixe

Em síntese, a padronização de processos é uma etapa essencial para empresas que desejam expandir seus negócios ou implementar uma cultura de melhoria contínua.
Diante disso, é recomendado que não espere que a falta de padronização implique em falhas dentro da sua empresa para que você lide com isso. Tenha uma visão proativa em relação ao seu negócio. E o primeiro passo para estar à frente de seus concorrentes é recorrer ao mapeamento de processos. Ficou interessado? A Paulista Júnior terá o prazer em oferecer esse serviço e ajudar a sua organização a atingir o nível mais alto de seu potencial.