A importância da organização está relacionada, principalmente, a ganhos de produtividade. Podemos pensar, por exemplo, na esfera pessoal de nossas vidas: quando não organizamos bem nossas tarefas, muitas vezes, acabamos ficando ociosos em momentos que poderíamos estar trabalhando ou, em muitos casos, demasiadamente atarefados em determinados períodos, comprometendo a qualidade de nossas entregas. Problemas de organização também podem nos levar a perder diversos compromissos.
É evidente, portanto, como a organização é uma parte importantíssima das nossas vidas, e isso também se aplica no âmbito empresarial. Uma empresa mal organizada está propensa a atrasar entregas aos clientes, sobrecarregar funcionários, perder produtividade e, consequentemente, reduzir lucros.
Um negócio bem organizado pode trazer uma série de benefícios, como, por exemplo, aumento da produtividade, diminuição de custos indiretos, redução de desperdícios, melhoria dos processos internos e distribuição adequada de funções e tarefas. Dito isso, segue algumas dicas de como organizar sua empresa.
1. Faça um diagnóstico da empresa
É importante que o empresário tenha consciência da situação em que seu negócio se encontra, no que se refere a pontos fracos e forte. Existe uma ferramenta interessante para realizar esse tipo de análise chamada SWOT.
SWOT significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Basicamente, o empresário deverá listar uma série de elementos de seu estabelecimento que se enquadram nessas categorias. Dessa forma, é possível elaborar um quadro geral da empresa, destacando os pontos positivos, negativos e oportunidades para crescer.
2. Envolvimento da equipe para organização
O líder deve promover um alinhamento de seus funcionários, comprometendo toda a equipe com o aprimoramento organizacional da empresa. Os profissionais precisam estar conscientes das mudanças que irão ocorrer. Além de manter toda a equipe informada, esta é uma oportunidade para que a mesma possa se abrir e sugerir mudanças também, relatando os principais problemas e oferecendo soluções.
O empresário também pode propor um sistema de bonificação, de modo a incentivar a produção de melhores resultados por parte da equipe.
3. Identifique as soluções
Uma vez que a análise sobre a empresa foi realizada (através da SWOT ou não), é hora de identificar e selecionar as possíveis soluções para o problema. É interessante ressaltar que o empresário pode separar suas opções em 3 categorias: soluções de curto, médio e longo prazo.
Alternativas de curto prazo funcionam, em muito casos, como um “tapa buraco”. Em determinadas situações, precisamos colocar em prática a solução mais fácil que encontramos, todavia, precisa ficar claro que opções simples e rápidas, muitas vezes, não resolvem de fato os problemas de organização, apenas nos ajudam a contornar de forma imediata.
Soluções para o longo prazo precisam ser cuidadosamente avaliadas, uma vez que podem afetar de forma estrutural determinado empreendimento. Como a criação ou encerramento de um departamento, altos investimentos em estrutura ou compra de novas ferramentas.
4. Se atente para o ambiente de trabalho
Antes das mudanças que visem uma melhor organização, é importante que o ambiente de trabalho da empresa esteja apropriado. Em alguns casos, nos deparamos com escritórios cheios de papeis, com pastas espalhadas e formulários mal-guardados.
O espaço profissional precisa estar visivelmente limpo e arrumado. Para tanto, é válido fixar determinados espaços que deverão ser utilizados para guardar objetos e documentos.
Esses tipos de regras (“guarde os formulários na estante x” ou “as pastas precisam ficar na mesa y”, por exemplo) criam um senso comum entre os funcionários. Conforme o tempo passa, armazenar adequadamente todos os instrumentos de trabalho se torna um hábito.
Um ambiente limpo e organizado é essencial para que o fluxo de serviço flua adequadamente, evitando atrasos e promovendo uma maior produtividade dos setores.
5. Preservar registros de atividades pode amenizar os problemas de organização
A rotina acelerada de uma empresa pode nos trazer uma certa sobrecarga ao longo da semana. Por conta desse acúmulo de tarefas, acaba-se por não atendar a todos os processos, que são esquecidos em determinado momento.
Portanto, é importante que o empresário tenha em mãos uma ferramenta que registre tudo o que ocorre dentro do estabelecimento. Esses registros podem estar relacionados a entradas e saídas de caixa, entregas para clientes, recebimento de mercadorias ou contas a pagar.
Algumas pessoas preferem anotar tudo em um caderno, enquanto outras costumam utilizar softwares. Independentemente da opção, é importante contar com alguma ferramenta que preserve os registros da empresa. Tal conduta não irá permitir que informações sejam perdidas, evitando uma série problemas futuros.
Conclusão
Estas foram algumas dicas que poderão te ajudar a superar os problemas de organização de sua empresa. É importante ressaltar que, antes de tudo, o problema precisa ser diagnosticado! A falha que leva a uma desorganização pode estar localizada nos processos, no ambiente de trabalho, na distribuição de tarefas ou na gestão do conhecimento.
Para tanto, a ferramenta “SWOT” é um ótimo ponto de partida, permitindo que o empresário construa um panorama geral da empresa. Uma empresa organiza é sinônimo de produtividade, integração e eficiência.
Fique por dentro de nossos posts e novidades acessando a página do Facebook da Paulista!